印刷包装企业实施ERP项目已经成为企业整体运营管理水平提升的必要手段,行业内基本对此已形成共识。有些企业使用ERP已经超过20年,最短的也有五六年,不过说心里话,能够将ERP使用得很好印企并不多。产生这个现像的原因有很多,其中有个重要原因就是很多印企并不知道什么算是ERP成功上线,或者说验收ERP成功上线的条件是什么。软件公司一般会根据项目方需求给出具体方案,但是在实际实施中,做到什么程度算验收交付呢?有时也很难给出清晰明确的标准。对此,本人根据在ERP辅导项目中的实际经验给点建议。

 

在实际工作中,ERP选型时就需要明确第一阶段的验收标准,一般我会建议至少达到三个条件才可以验收。这是三个条件是:

     条件1: ERP系统可以直接结算当月各项成本。要么可以直接替代财务软件,要么可以生成凭证明细直接抛转给专业财务软件使用。不允许将数据手工导出导入。

    条件2: 生产现场取消纸质施工单(有的叫做工单传票或作业指示单等),以及主要纸质手工记录台账,也包括从ERP打印出来的纸质文件。

    条件3: 企业主要经营报表通过IT系统自动生成,不许从系统中导出数据,再用EXCEL做分析。召开管理会议时,主要报表应在IT系统中直接展示。

 

为什么会提出这三个条件呢?三者之间有什么内在联系吗?需要多久达到这三个条件才算是成功上线了呢?经常有项目方领导会问我这三个问题。我们先回答最后一个问题。

 

当然是越快达到这三个条件越好了。如果能在上线后三个月内达到这三个条件就很不错了。一般上线第一个月的成本不会结得很好,需要将很多问题暴露出来加以解决。第二月能比较靠谱就很不错了,但是仍然会有很多问题。这样就要看第三个月了。有些企业在实施ERP半年多还要靠线下数据结成本,着实令人着急!

 

其实,在上线的时点再来讨论这些问题已经很滞后了。最好是在当初ERP选型的时候就谈好这三条基本验收标准。由此进行的上线前准备工作就完全不一样了。有些企业上线前并没有认真细致地梳理SOP流程(Standard Operation Procedure-标准作业程序),没有详细推敲每一个判断点的合理性和判断依据,必然造成上线后的混乱。还有一些企业上线时就把质量管理模块和设备管理模块、或两者之一直接砍掉,这样就掉入为了上ERP而上ERP的坑里了。虽然与当初的目标存在很多差距,也只能权且先接受,以后再做二期升级完善了。

 

我们现在回答第二个问题,分析一下三个条件之间的关系。首先要求直接结成本,就必然要求系统数据的及时、准确和完整。目前有相当一部分印企的管理基础还比较差,面对这样的数据要求是一个很大的挑战。由于工作习惯和思维惯性使然,他们更愿意相信一直使用的纸质记录的东西,由此很容易造成以纸质记录的数据为主、以ERP数据为辅的危险局面,这种并行时间越长、就越容易导致数据不及时、不准确、不完整,上线失败的可能性就越大。

 

从管理者的角度,大家还是习惯于用EXCEL表格做手工报表,对于数据的及时性、准确性和完整性要求不高,出现差异可以随时问、随时改,好像影响不大。正是由于管理者对于系统数据要求不高,导致具体操作人员在报工、登账、录入等多个环节的没有被上级严格要求,造成整个系统的数据混乱。因此要求主要报表必须在IT系统中呈现是十分必要的。

这里的IT系统不仅指ERP系统,还应包括CRM(客户关系管理)、OA(办公自动化)、HRM(人力资源管理)、KMS(知识管理系统)、BI/BA(商业智能和分析)等。如果印企已经使用过了上述系统,或计划实施这些系统,就应在ERP选型时将数据在线联通的要求提出来。要坚决朝着不使用或少使用EXCEL方面努力。试想,我们需要的数据都在系统里,需要的分析逻辑和算法都在管理人员的大脑里,完全可以通过IT系统自动实现,这样才能算作是IT化(信息化)。如果还是需要EXCEL的话,只能算做电子化!

 

看到了上述两个问题的讨论分析,对于第一个问题的回答自然就出来了。之所以提出这三个基本验收条件,也是由ERP的基本原理决定的。我们看下图(图片来源于网络)

 

其中:MPS 主生产计划(Master Production Schedule,简称MPS) ,MRP 物料需求计划 (Material Requirement Planning,CRP能力需求计划(Capacity requirements planning)

 

从ERP的发展过程可以看出,ERP的核心作用是及时反馈企业经营计划达成过程,并为各级管理层的敏捷决策提供支持。通过流程化的业务活动将“物流、资金流和信息流”三流集成,因此至少在印刷包装企业的ERP系统中,业务和财务管理一体化(业财一体化)是ERP的核心功能。因此,在印企实施ERP项目中,不能做到业财一体化的话,严格意义上来讲不能认为是在实施ERP。如果按照上图的定义,可以算作MRP实施吧,或者勉强算作MRP II。

 

最后必须指出,企业软件系统成功实施是三分靠软件、七分靠实施,这也是软件实施工作中的共识。在此,为打算实施或更新换代ERP的印企提个建议,可以将本文给出的印企ERP验收的三个条件作为重要参考,从ERP选型阶段就明确要达到这三条标准,上线前更要认真准备,与软件方坦诚合作,实现一次顺利上线、成功验收。